Шпаргалка по русскому языку и культуре речи - Зубкова А.С., Лукьянычева А.С. 2008

Язык и стиль коммерческой корреспонденции

Письмо (служебное письмо, деловое, коммерческая корреспонденция) — общепринятое название большого числа документов, основным признаком которых является пересылка их по почте, хотя сегодня они могут пересылаться с помощью телеграфа, факсимильной связью, электронной почтой. Письмо — наиболее массовый способ обмена деловой информацией. Письма составляют большую часть исходящих и входящих документов любой организации.

Коммерческие письма составляются от имени юридического лица при заключении и выполнении коммерческой сделки. В число коммерческих писем прежде всего входят: запрос и ответ на него; оферта и ответ на нее; письмо-рекламация и ответ на него. Такие письма часто имеют правовую силу.

В отличие от других документов, таких как приказ, акт и иные, в письме в наибольшей степени проявляются точность исполнителя, его профессиональная подготовка, грамотность, уровень владения языком и необычность стиля. Язык служебного письма определяется как официально-деловой. Следовательно, требования к письму такие же, как и к любой деловой бумаге. Особые требования при изложении текста предъявляются в отношении точности, ясности выражения мысли. В письме не должны использоваться слова и выражения, вышедшие из употребления (архаизмы). Еще одна особенность делового языка — ограниченная сочетаемость слов.

Владение деловым стилем — это во многом знание языковых формул, моделей речевых оборотов и умение употребять их. В том случае, если автор Лявляется юридическим лицом, действия передаются от третьего лица единственного числа. Если автор — лицо физическое, то действия передаются от первого лица единственного числа.

Языковые формулы, отражая устойчивые элементы делового стиля, обеспечивают точность и однозначность понимания текста адресатом, сокращают время на подготовку текста и его восприятие.

Например, обращение — обязательный элемент коммерческой переписки. Обращение в настоящее время стало применяться и в служебных письмах, если письмо адресуется непосредственно должностному лицу. В деловой переписке должны быть исключены местоимения «я», «он», вместо них применяются местоимения «мы», «Вы».

Коммерческая корреспонденция — это письма, несложные по содержанию и небольшие по объему документы для решения текущих задач, которые пишутся на разных этапах деловых отношений между предприятиями и организациями.

В потоке почтовой корреспонденции, поступающей в организацию, определенную долю занимают частные письма. В них обычно содержатся просьбы, жалобы, предложения от граждан.

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция либерализации языка и стиля деловых писем, в первую очередь нерегламентированных, усиление личностного начала в письменном деловом общении. Так, например, в деловой корреспонденции адресат и адресант не только обмениваются информацией, но стараются наладить личный контакт, вызвать доверие у партнера, продемонстрировать заинтересованность в налаживании и поддержании отношений. Для достижения этих целей в деловых письмах широко используются оценочные конструкции, которые позволяют повысить эмоциональную привлекательность текста, придают ему конструктивную тональность.