Шпаргалка по русскому языку и культуре речи - Зубкова А.С., Лукьянычева А.С. 2008

Жанры-ретроспекции: отчет, обзор

Ретроспекция — это понятие, подразумевающее под собой рассмотрение уже прошедших событий, т. е. отчет — это отчет о достижениях и недостатках, обзор — это обзор произошедшего и общего состояния предприятия.

Отчет — это правовой документ. Отчеты бывают разной формы в зависимости от типа предприятия и вида отчетности. На каждом предприятии существуют специальные бланки. В центре, вверху бланка, размещается название документа — «отчет». Сам отчет содержит название продукции данного предприятия, его количество в предыдущие и текущий годы в сравнении и их процентное соотношение. Направляется отчет от нижестоящих сотрудников к вышестоящим и подписывается непосредственно человеком, который является подотчетным. Отчет — это яркий пример официально-делового стиля. Он содержит только перечень продукции или товаров данного предприятия и цифры.

Обзор в свою очередь также относится к правовым документам ретроспективного жанра. Обзор тоже является отчетом о состоянии предприятия. Но, кроме данных, он содержит некоторые рекомендации по улучшению положения и отзыв о состоянии производства на данный момент. Это также официально-деловой стиль. Глаголы употребляются в неопределенной форме. Обзор направляется от нижестоящих чинов к вышестоящим и подписывается подотчетным. Рекомендация же исходит от руководства.

Обзор пишется в произвольной форме. Но для официально-делового стиля это относительно, так как языковые модели в обзоре строго закреплены за этим стилем. Используются устойчивые (шаблонные, стандартизированные)языковые обороты, позволяющие с высокой степенью точности отражать регулярно повторяющиеся ситуации делового общения.

Рекомендация к обзору начинается с языковых формул, выражающих мотивы создания документа, причины его создания. По смыслу она содержит распоряжения.

Так как способ изложения в обзоре довольно свободный, следует сказать несколько слов о языке и стиле документов вообще. Например, большинство слов в письменной деловой речи употребляются только с одним словом или с ограниченной группой слов. Нарушения сочетаемости слов с официально-деловой окраской воспринимаются как стилистические и лексические ошибки и недочеты. При выборе устойчивого языкового оборота следует учитывать особенности фразеологии, сложившейся в официально-деловой речи. При употреблении сравнительной степени предпочтительнее форма менее важный или более сложный.

Так как отчет и обзор — жанры ретроспекции, то пишутся они в прошедшем времени, используются конструкции типа: Было произведено... Причем используются безличные конструкции, так как речь идет не от лица подотчетного, а всего предприятия в совокупности.

Очень важно, чтобы рекомендация, содержащаяся в обзоре, не носила ультимативный характер. Этого требуют не только правила написания документа, но и деловой этикет. В документации из-за условий жанра он проявляется не так явно, как в устной речи, но соблюдение этикета является важнейшей частью официально-делового стиля. Этикет подразумевает под собой не только определенные внешние правила, но чисто стилистические, грамматические и синтаксические приемы, что в свою очередь регулируется жанром ретроспекции.