Шпаргалка по русскому языку и культуре речи - Зубкова А.С., Лукьянычева А.С. 2008

Отчет о командировке, отчет о социологическом опросе (тесте, проверке), о проделанной работе

Любые виды отчетов относятся к жанру ретроспекции. Главный признак — это рассказ о совершенном событии в прошедшем времени. Отчет относится к деловым документам, и поэтому его признаки в основном остаются неизменными. Главный признак — принадлежность к официально-деловому стилю. Отсюда четкость и строгость изложения, главенство цифр и фактов.

Например, отчет о командировке. Чаще всего командировка — это поездка с деловыми целями. Отчет о командировке содержит в себе сведения о самом процессе, о результатах поездки, какие вопросы были решены, в чем было достигнуто соглашение, что осталось не решенным и что подлежит дальнейшей разработке. Язык отчета принадлежит к жанру ретроспекции, т. е. изложение ведется в прошедшем времени. Используются конструкции типа: Было исследовано., Было проведено., и т. д.

Иногда присутствует подробное изложение течения заседаний, если таковые имели место. В случае, когда командировка имела целью испытания оборудования, должен быть отчет о таковом со всевозможными графиками и формулами, необходимыми для полноты отчета. Если командировка имела отрицательные результаты, т. е. сотрудник не смог достичь поставленной цели, то отчет все равно делается, но уже с докладом о причинах неудачи.

Лексика, как и во всех деловых бумагах, здесь строго ограничена определенным кругом ее употребления. Предложения безличные и представляют ,собой типичные для этого жанра конструкции.

Что касается отчета о социологическом опросе, то это четкие данные о количестве интервьюируемых, типах вопросов и данных, полученных в результате опроса. Чаще всего эти данные представляют в виде процентов, т. е. общее число респондентов и их процентное содержание в отношении к ответам. Ответы обычно даются заранее, и опрашиваемые лишь относят себя к тому или иному ответу. Отчет об опросе может выглядеть еще более лаконично, чем, например, отчет о командировке. В нем не должна присутствовать оценка данных, разве что их сравнение с предыдущими годами или аналогичными опросами других предприятий, бюро и т. д.

И в конце концов отчет о проделанной работе. В общем-то предыдущие виды отчетов можно отнести к данному виду.

Данный вид отчета чаще всего присутствует на предприятиях и представляет собой ретроспективный обзор проведенной работы, результаты ее, числовые данные и процентное соотношение с результатами предыдущих лет. Как уже было сказано выше, язык в отчетности строгий, не должно присутствовать ничего, что могло бы отвлечь от основной направленности документа. Отчеты, доклады — это всегда результат совместной работы коллектива, поэтому присутствие авторского «я» недопустимо, несмотря на то, что подписаны они могут быть одним человеком (например, финансовые отчеты подписывает главный бухгалтер).

Следует обратить внимание на то, что отчеты на предприятиях всегда составляются в конце года, отсюда и само название жанра — ретроспекция, т. е. рассмотрение назад, того, что было.

Процентное соотношение приводится для сравнения с предыдущими годами, подведения некоторых итогов и к тому же это своеобразная оценка достижений.