Стилистика деловой речи - Л.А. Пекарская 2005

Правила использования сокращений в текстах документов

В текстах документов не должно быть разнобоя в написании названий лиц, должностей, учреждений, географических названий, терминов и т. п. Нежелательны и спонтанные (авторские) сокращения. В настоящее время стандартизированы следующие виды сокращений:

· почтовые сведения (г., обл., р-н, п.я., ст., отд. и т. п.);

· наименование должностей и званий (проф., член-корр., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом. и т. п.);

· названия документов (ГОСТ, техплан, ТЗ, спецзаказ и т. п.);

· слово год (г., гг., 1996/97 отчетном году);

· денежные единицы (2000 руб.; 80 коп., но 2000 р. 80 к.; 4 тыс., 6 млн.);

· текстовые обозначения (т. д., т. п., см., пр., напр., др., с., гл., с. г.).

Все сокращения слов и наименований в документах должны быть общепринятыми и понятными. Следует помнить, что насыщенность текста сокращениями в целом снижает официальный тон документа. Чтобы не ошибиться в выборе сокращений, нужно пользоваться "Словарем сокращений русского языка". Некоторые частные правила использования сокращений и сложносокращенных слов:

· Названия географических понятий, промежутков времени, количественных определений и т. п. сокращают: а) перед словом, к которому они относятся, например: оз. (озеро) Глубокое, г. (город) Орел; б) после числительных, например, 8 тыс. (тысяч) станков, 10 млн. (миллионов) рублей.

· Названия ученых степеней, званий или профессий могут сокращаться в тексте непосредственно перед фамилиями. Например: акад. (академик) Семенов, инж. (инженер) Кравцов.

· Аббревиатуры, образованные из начальных букв, пишут прописными буквами (МГУ). В названиях, образованных по смешанному принципу, буквенные сокращения пишутся прописными буквами, слоговые сокращения - строчными (НИИСтройдормаш - Научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

· Сокращенное слово должно иметь запас прочности, чтобы при расшифровке оно понималось однозначно. Например, вместо слова обязательство нельзя написать обяз. или об-о, так как это может быть понято по-разному (обязанности, обстоятельство и т. п.). Правильное сокращение этого слова: обяз-во.

· Сокращение должно быть понятно всем читающим документ. Поэтому при первом употреблении сокращения в тексте оно должно быть расшифровано в скобках, а затем представлено в сокращенном виде. Например: Российская академия государственной службы (РАГС), затем только РАГС.

· Нельзя сокращать ключевые слова. Например, если в документе идет речь о командировке - это слово не сокращается. Написание сокращений должно быть унифицировано в пределах одного текста. Например, нельзя обозначать одно слово район то буквой р., то слогом рай., то комбинацией р-н.