Стилистика русского языка - учебно-методическое пособие - О. Ю. Романова 2008

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВОЙ СТИЛЬ

6.1. Из истории русского делового письма

Русская официально-деловая письменная речь имеет многовековые традиции и глубокие исторические корни.

Зарождение русской официально-деловой речи начинается с X в., с эпохи Киевской Руси, и связано с оформлением договоров между Киевской Русью и Византией.

Первые письменные документы, дошедшие до наших дней, свидетельствуют о том, что уже в X в. в Древнерусском государстве практиковалось составление официальных документов. В этот период в основном документируются правовые отношения (жалованные и вкладные грамоты, завещания), создаются также документы, фиксирующие конкретные частные правоотношения (заемные, закладные кабалы, фиксирующие заем денег; полные грамоты, составляемые при продаже в рабство; отпускные грамоты и т. д.).

Накопление опыта официально-делового письма выражалось в появлении устойчивых образцов обращений и завершений в текстах документов, формуляров, т. е. устойчивых типовых форм отдельных наиболее распространенных документов, из которых составлялись своеобразные пособия по делопроизводству - «формулярники». В этот период складывались традиции русской системы делопроизводства, обработки и храпения документов. Отдельные нормы работы с документами находили закрепление в законодательстве. Таким образом, вырабатываемые практикой традиции постепенно становились нормами, закладывая основу будущей системы делопроизводства.

Существенной вехой в развитии русского официально-делового письма стадо приказное делопроизводство (первые государственные учреждения назывались приказами) XV-XVII вв. В этот период шло формирование русского централизованного государства, закладывались основы государственного аппарата, системы государственного делопроизводства. Официально-деловое письмо этого периода приобрело уже такие важные признаки документа, как устойчивые текстовые формулировки, определенное расположение материала, устойчивые информационные элементы (реквизиты, языковые формулы), расположенные в определенной последовательности.

Как правило, документ начинался с обращения, даты или обозначения автора и адресата документа. Так, например, царские указные грамоты начинались указанием автора и адресата (от кого - кому): «От царя и великого князя Алексея Михайловича, всея Великой и Малой и Белой России самодержца, боярину нашему и воеводам князю Якову Куденетовичу Черкасскому...»; «...князю Ивану Алексеевичу с товарищами...». Челобитные и отписки начинались с обращения: «Царю государю и великому князю Алексею Михайловичу, всея Великой и Малой и Белой России самодержцу, бьет челом сирота твой Ивашко Михайлов...»; «Царю государю и великому князю Михаилу Федоровичу всея Руси бьет челом холоп твой...». При обращении к великому князю служилые люди подписывались холопами, посадские люди и крестьяне - сиротами; духовные лица - богомольцами. В заключительной части указной грамоты обозначалась дата ее составления и место, где она была написана. «Писан в царствующем граде Москве в наших царских палатах. Лета 1166 года, марта в 16 день».

Таким образом, в приказной период постепенно складывается система делопроизводства центральных и местных учреждений, создаются устойчивые формы документов и приемы их составления.

На смену приказному делопроизводству пришла система коллежского делопроизводства. Генеральный регламент, утвержденный Петром I в 1720 г., ввел систему делопроизводства, получившую название «коллежской» по названию учреждений нового типа - коллегий. Этим законодательным актом делопроизводственная деятельность окончательно закрепляется за самостоятельным подразделением - канцелярией.

В коллежском делопроизводстве возникло большое число новых документов. Официально-деловая письменная речь пополнилась значительным количеством новых слов и терминов иноязычного происхождения, что объясняется стремлением Петра I приблизить русское официально-деловое письмо к западным образцам. В этот период вошли в оборот такие слова, как администратор, асессор, аудитор, бухгалтер, губернатор, инспектор, маклер, министр и др. Появились и новые названия документов: векселя, облигации, рапорты, протоколы, инструкции и др. Существенные изменения в петровское время претерпевает и форма документов. Появляются «генеральные формуляры» - образцы, по которым следовало составлять документы. Самостоятельным элементом формуляра становится наименование документа. Появляется ряд реквизитов, отражающих различные стадии процесса документирования, например, подписи.

В начале XIX в. в недрах коллежской системы зародилась новая система управления - министерская, просуществовавшая до начала XX в. Ее главная особенность - единоначалие, придавала системе управления оперативность. Законодательным актом «Общее учреждение министерств», изданным в 1811 г., вводилось единообразие в систему делопроизводства министерств: от создания документов до их архивного хранения.

XIX в. отмечен появлением обширной делопроизводственной литературы, в частности, письмовников - сборников образцов документов, а также научных исследований в области русского официально-делового письма.

С течением времени (примерно к середине XIX в.) сложился новый порядок изложения дела в форме краткой записи - изложения только самого существа вопроса. В делопроизводстве министерств появляются бланки учреждений с угловым расположением реквизитов. Состав реквизитов бланка и их расположение было практически таким же, как и в современных документах.

Советский период российской истории связан с заменой существовавшего государственного аппарата. Остро встал вопрос о приведении делопроизводства в соответствие с вновь создававшимися госструктурами, о выработке новых требований к языковым формам официально-делового письма. При всем разнообразии видов и форм документов, реально циркулирующих в советских учреждениях, продолжали оставаться неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. К концу 20-х гг. встала проблема их унификации и стандартизации. Государственным институтом техники управления (ИТУ), образованным в 1926 г., был создан Кабинет стандартизации, который разработал стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Важным этапом в развитии проблем делопроизводства является проект «Общих правил документации и документооборота» (1931 г.). В нем аккумулирован передовой практический опыт, накопленный к этому времени различными ведомствами и организациями, обобщены исследования отечественных и зарубежных ученых. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых и единых для всех учреждений. Однако «Правила» не были окончательно доработаны и утверждены. ИТУ ликвидировали в апреле 1932 г.

Рост интереса к проблемам управления и его документационного обеспечения отмечается в 60-е гг. В 80-90-е гг. в практике унификации и стандартизации документов были достигнуты большие результаты: создана Единая государственная система документации (ЕГСД), изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД). Авторы Единой государственной системы документации обобщили передовой опыт своего времени и предложили оптимальную технологию выполнения управленческих операций и их документирования.

Развитие бизнеса и коммерции в последнее десятилетие XX в. в нашей стране в значительной мере изменило не только форму, но и содержание делового общения, в том числе письменного, потребовало создания новых типов деловой корреспонденции (рекламные деловые письма, резюме, письма-представления и др.), речевых моделей, уместных в новых ситуациях общения. Сегодня увеличивается и количество поводов для составления и отправления деловых писем, жанровое разнообразие деловой корреспонденции. Все это, однако, не предполагает отказа от богатейшего опыта письменной деловой речи, накопленного предыдущими поколениями.

6.2. Общая характеристика официально-делового стиля

Современный официально-деловой стиль относится к числу книжных стилей и обслуживает сугубо официальные и чрезвычайно важные сферы человеческих взаимоотношений: отношения между государственной властью и населением, между странами, между предприятиями, организациями, учреждениями, между личностью и обществом. Официально-деловой стиль функционирует в форме письменной речи и реализуется в текстах документов различных жанров: заявлений, доверенностей, законов, указов, приказов, постановлений, уставов, инструкций, договоров, соглашений, распоряжений, актов, в справках юридического характера, в служебной переписке и т. п.

Устная форма официально-деловой речи - выступления на торжественных заседаниях, приемах, доклады государственных и общественных деятелей и т. д.

Несмотря на разнообразие жанров и различия в содержании документов, официально-деловой стиль в целом характеризуется рядом общих черт.

Официально-деловой стиль выделяется среди других функциональных разновидностей языка своей относительной устойчивостью, стабильностью, традиционностью, замкнутостью и стандартизованностью; многие его черты, исторически сложившиеся жанры, специфическая лексика, фразеология, синтаксические обороты придают ему в целом консервативный характер.

Официально-деловой стиль - это стиль документов, т. е. деловых бумаг, обладающих юридической силой, и сам этот факт обусловливает письменный характер реализации официально- делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь - речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения, так как ситуация должна быть восстановлена во всех подробностях, чтобы сделаться понятной собеседнику (читающему), поэтому выражаемое официально-деловым стилем содержание должно исключать всякую двусмысленность, всякие разночтения, документируемая информация должна излагаться предельно ясно, четко и недвусмысленно.

Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру изложения, а тем самым и в стремлении к использованию стилистически нейтральных и (или) книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребления в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле - все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

Точность официально-делового стиля определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. (Различие между научной и деловой речью заключается в том, что в первой однозначность необходима, а во второй просто недопустима неоднозначность.) Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов и близких к однозначным, специальных средств языка (эта тенденция органически связана с юридической силой документа, не терпящей двусмысленности). По той же причине характерно стремление не употреблял) в деловых текстах личные местоимения он (она, оно, они), поскольку их использование в контексте - при наличии в нем более одного существительного того же рода - может противоречить требованиям точности и ясности изложения.

Официально-деловой стиль характеризуется сжатостью, компактностью, лаконичность, логичностью и аргументированностью изложения, а также безличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личностного), объективностью изложения, предписывающе-регламентирующим характером речи.

Стандартизация деловой речи - одна из наиболее приметных черт официально-делового стиля. Процесс стандартизации заключается в широком использовании готовых, уже утвердившихся словесных формул, (например, стандартных синтаксических моделей с отыменными предлогами в целях, в связи с, в соответствии с и т. д.), что намного упрощает и облегчает процесс составления типовых текстов деловых бумаг; в частой повторяемости одних и тех же слов, форм, оборотов, конструкций, в стремлении к однотипности способов выражения мысли в однотипных ситуациях, в отказе от использования выразительных средств языка.

Таким образом, к языковым средствам и стилю изложения информации в документе предъявляются требования однозначности используемых слов и терминов; нейтрального тона изложения; соблюдения лексических, грамматических, стилистических норм, обеспечивающих точность и ясность изложения; смысловой достаточности и лаконичности текста, невыполнение которых, с одной стороны, затрудняет работу с документами, а с другой - лишает или снижает их юридическую и практическую значимость.

6.3. Текстовые нормы официально-делового стиля

Содержание культуры речи применительно к официально деловому общению не может быть ограничено лишь рамками лингвистики, это вопрос не только подбора языковых средств, но и знания текстовых норм.

Что представляют собой текстовые нормы официально делового стиля?

Чтобы ответить на этот вопрос, нужно уяснить, какие действия проделывает пишущий при составлении текста документа.

Сталкиваясь с какими-либо обстоятельствами в сфере официально-деловых отношений, пишущий прежде всего должен дать себе достаточно ясный отчет о характере сложившейся официально-деловой ситуации. Эта ситуация диктует выбор соответствующего документа: если, например, необходимо о чем-то просить какую-либо организацию (руководство этой организации), нужным документом оказывается заявление; если со стороны пишущего проделана какая-то работа для организации, и он хочет, чтобы ему ее оплатили, это будет счет и т. д.

Таким образом, первый этап в деятельности пишущего в сфере официально-делового общения: уяснение характера официально- деловой ситуации и выбор в соответствии с ней жанра документа.

Выбор жанра документа обусловливает необходимость знания формы соответствующего документа. Выбрав соответствующий ситуации жанр документа, пишущий выбирает тем самым и единственно возможную в данном случае форму документа.

Под формой документа понимается сумма его реквизитов и содержательно-композиционная схема, т. е. их взаимосвязь, последовательность и расположение.

Всякий документ может быть рассмотрен как ряд или сумма постоянных элементов содержания (их называют реквизитами). Это могут быть следующие данные: 1) об адресате (кому адресован документ?); 2) об адресанте (кто является автором документа - заявителем, просителем и т. д.?);

3) наименование жанра документа (название обязательно во всех документах, например, Заявление, Докладная записка, Доверенность, кроме деловых писем, где оно не ставится, иногда название может уточняться, например, Договор купли-продажи, Договор аренды); 4) опись документальных приложений (если они имеются); 5) дата; 6) подпись автора документа и др.

И только тогда, когда выбран жанр документа, а тем самым и его форма, возникает проблема языкового наполнения документа.

Таким образом, действия, которые проделывает пишущий в плане составления какого-либо документа, можно представить в виде следующей схемы: типовая официально-деловая ситуация —> жанр документа —> форма документа —> языковое наполнение документа.

Примеры схем организации текста некоторых наиболее распространенных в официально-деловой практике документов.

Заявление. Для этого вида документов обязательны следующие реквизиты: 1) наименование адресата; 2) наименование адресанта (заявителя); 3) наименование документа; 4) формулировка просьбы (жалобы, предложения) и по возможности краткая, но исчерпывающая аргументация; 5) дата и

6) подпись.

Схема расположения реквизитов заявления и их последовательность:

¹ Часто вызывают затруднения начальные реквизиты заявления: как оформить наименование заявителя (автора) документа - в форме родительного падежа без предлога или с предлогом (Мельникова Ф. И. или от Мельникова Ф. И.)? С точки зрения нормы кодифицированного литературного языка допустимы оба варианта. В первом случае подчеркивается принадлежность документа (чье заявление?); во втором - адресующий характер документа и вопрос ставится с целью выяснения, от кого документ - от Мельникова Ф. И. Однако в настоящее время более частым является первый вариант - без предлога.

Могут возникнуть и другие вопросы: как писать слово заявление - с прописной (большой) или со строчной (маленькой) буквы, следует ли после слова заявление ставить точку. Традиция признает написание слова заявление и с прописной, и со строчной буквы. Если слово заявление пишется со строчной буквы, то точку после него нужно ставить, потому что после слова заявление заканчивается предложение. Если слово заявление пишется с прописной буквы, то точка после него не ставится, потому что слово заявление вынесено в отдельную графу, в середину строки, т. е. оно - своеобразная рубрика, заголовок, а после заголовков точки не ставятся. В настоящее время предпочтение чаще всего отдается второму варианту - слово Заявление пишется с прописной буквы, без точки.

Схема расположения реквизитов доверенности:

Таким образом, в сфере культуры деловой речи действуют наряду с языковыми нормами или, вернее, до них - нормы текстовые, регламентирующие построение текста документа.

Основные различия между текстовыми и языковыми нормами сводятся к следующему: для текстовых норм важны требования к построению определенных типов и частей текста, для языковых норм характерно ограничение возможности употребления языковых единиц в контексте документа. Автономность этих двух типов норм доказывается возможностью нормативности одних при нарушении норм других, т. е. возможностью языковых ошибок в правильно построенном документе и, напротив, ошибочного построения документа при общей языковой правильности.

Так как многие виды деловых документов имеют общепринятые формы изложения и расположения материала, в деловой практике используются готовые бланки, которые нужно только заполнять: в них на первый план выступает роль пробелов для обозначения переменных элементов в тексте. Составление таких документов пишущим резко ограничивает его свободу: ему в принципе приходится не сочинять текст документа, а отвечать на вопросы (как в анкете) или заполнять графы (как в справке). С точки зрения трудности составления документа такие бланки требуют от пишущего минимума усилий, постоянно прямо указывая па то, что и где он должен писать. Так, во многих учреждениях принята готовые бланки для заявления об отпуске. Даже конверты принято надписывай, в определенном порядке (различном в разных странах, но твердо установленном в каждой из них), и это имеет свое преимущество и для пишущих, и для почтовых работников, так как ускоряет и упрощает деловую коммуникацию.

Таким образом, стандартизация в официально-деловом стиле затрагивает весь документ в целом. Однотипность и частая повторяемость официально-деловых ситуаций (зачисление па работу, обращение к руководителю с просьбой или предложением, объявление взыскания, характеристика сотрудника, удостоверение личности, факта, события и т. д.) нуждается в таком же однотипном, стандартном оформлении. Документ тогда становится документом, когда он составлен и заверен по определенной, стандартной форме. Банк, например, не примет от учреждения бухгалтерскую ведомость, если она составлена не по установленному образцу. Наличие соответствующих форм для документов различных жанров существенно облегчает ведение деловой переписки, предостерегает от возможных ошибок. Особую роль приобретает подобная стандартизация при машинной обработке деловой корреспонденции.

6.4. Языковые нормы официально-делового стиля

Особенности официально-делового стиля способствовали закреплению в нем традиционных, устоявшихся средств языкового выражения и выработке определенных приемов построения речи.

Языковые средства официально-делового стиля образуют относительно замкнутую систему, основу которой составляют специфические единицы трех уровней: лексического, морфологического и синтаксического.

На лексическом уровне, кроме общеупотребительных и нейтральных слов, можно выделить слова и словосочетания, употребляющиеся преимущественно в официальных документах, например, надлежащий, должный, причитающиеся, вышеуказанный, вышестоящие, нижеподписавшиеся, подведомственные, неисполнение, возмещение, взыскание, обнаружение, получатель, обжаловать и т. п. Такие лексические единицы в деловых документах называют лексикой с окраской официально-делового стиля. Это название отражает место соответствующих слов в системе общелитературного языка, их функционально-стилевую окраску. К этим же лексическим единицам может относиться название «канцеляризмы», но только тогда, когда они непреднамеренно употреблены в тексте с другой стилистической окраской, например, в публицистическом или разговорном стиле, т. е. в случаях функционально неоправданного перенесения. В лексической же системе официально-делового стиля функционируют не канцеляризмы, а слова с окраской официально-делового стиля.

Для официально-делового стиля характерно использование юридических, дипломатических, бухгалтерских терминов, профессионализмов и словосочетаний терминологического характера, что обусловлено содержанием служебных документов.

К терминологии официального стиля относятся, например, такие слова и выражения:

1) названия лиц по их функции в официально-деловых отношениях: усыновитель, наниматель, истец, ответчик, свидетель, квартиросъемщик, заявитель, налогоплательщик, вкладчик, арендатор, арендодатель, потребитель, подрядчик и под.;

2) названия документов: распоряжение, приказ, протокол, инструкция, акт, справка, докладная записка, служебное письмо и т. п.;

3) обозначения частей документа, процесса его согласования и утверждения: повестка дня, присутствовали, слушали, постановили, не возражаю и т. п.;

4) специализированное употребление общелитературных слов и выражений: лицо («человек»), юридическое лицо («учреждение, предприятие или организация как носитель прав и обязанностей»), реализация («продажа»), сторона («лицо, группа лиц, учреждение или государство, вступающее в официальные отношения с другим лицом, группой лиц, учреждением или государством») и т. п.

Многие из слов с окраской официально-делового стиля образуют антонимические пары: истец - ответчик, наказан - оправдан, отягчающие - смягчающие (обстоятельства) и т. п.

Специфической особенностью лексической системы официально-делового стиля является также наличие в ней архаизмов и историзмов, например, в текстах дипломатических документов - уверение в почтении, сей, таковой, оный, Его Величество, Его Превосходительство, господин и др.

Часто употребляются здесь сложносокращенные слова, сокращенные названия различных организаций и учреждений, причем только в том случае, если сокращенное название утверждено в официальном документе: НИИ, КЗоТ, студсовет, профком и др. Унификация сокращений относится к стандартным аспектам языка деловой письменной речи. Сокращаются слова, словосочетания, характеризующееся высокой частотностью употребления, а также термины, названия организаций, известные правовые акты, своды законов, текстовые обозначения и т. д. В настоящее время стандартизованы следующие виды сокращений:

1) почтовые сведения (г., обл., р-н, ул., ст, отд.);

2) наименования должностей и званий (проф., канд. техн. наук, зав., зам., и.о., пом.);

3) названия отдельных документов (ГОСТ, техплан, КЗоТ);

4) слова год, года (г., гг.);

5) денежные единицы (руб., коп., р., к., тыс.);

6) текстовые обозначения (ш. д., т. п., см., пр., под., напр., др., экз.).

Сокращения, используемые в текстах документов, подчиняются определенным правилам:

1. Сокращения должны быть единообразны на протяжении всего документа. Недопустимо сокращать одно и то же слово (словосочетание) по-разному или писать его в одном месте полностью, а в другом сокращенно.

2. Нельзя сокращать слово, если оно является единственным членом предложения.

3. Не допускается сокращение, если оно может повлечь за собой инотолкование, двусмысленность в восприятии фразы.

4. Сокращение слова до одной буквы не допускается, кроме случаев традиционных текстовых сокращений типа: г. (год), г. (господин), л. (лист, листы), с. (село), р. (река), п. (пункт) и др.

В данном стиле полностью отсутствуют жаргонные, просторечные слова, диалектизмы, слова с эмоционально-экспрессивной окраской.

Специфическими чертами отличается и фразеология официально-делового стиля. Здесь нет образных фразеологизмов, нет оборотов со сниженной стилистической окраской и т. д. Зато очень широко представлены стилистически нейтральные и межстилевые устойчивые сочетания (иметь значение, играть роль, занимать должность, причинить ущерб, принять к сведению, принять во внимание, довести до сведения, сфера применения, место нахождения и т. п.). В официально-деловом стиле частотными также являются устойчивые стандартные обороты речи, содержащие отыменные предлоги и указывающие на характер мотивировки действий, типа: в связи с указанием, пребыванием, распоряжением (Министерства, руководства), в соответствии с достигнутой договоренностью (соглашением), в порядке оказания технической (материальной, производственной) помощи, в целях обеспечения (улучшения, предоставления) и т. п.

При построении словосочетаний следует учитывать, что большинство слов в письменной деловой речи употребляется только с одним словом или с ограниченной группой слов. Например: приказ - издается; контроль - возлагается; цена - устанавливается; задолженность - погашается; рекламация (претензия) - предъявляется; платеж - производится; счет - выставляется (оплачивается); оплата - производится (гарантируется); должностные оклады - устанавливаются; порицание - выносится; договоренность - достигается; кредит - выделяется и т. п. - глагольные сочетания; доводы - веские; скидки - значительные, незначительные; сотрудничество - взаимовыгодное, плодотворное, успешное; расчеты - предварительные, окончательные; приговор - обвинительный, оправдательный; взыскания - дисциплинарные; следствие - предварительное; порядок - установленный и т. п. - именные сочетания.

Нарушение же сочетаемости слов официально-деловой окраски воспринимается как стилистическая ошибка. Так, например, в текстах документов недопустимы сочетания типа: дать кредит, большие скидки, так как они соответствуют разговорной норме делового общения, а их появление в письменной речи является стилистической ошибкой.

Глагольно-именные словосочетания в языке служебных документов часто используются вместо параллельных им собственно глагольных форм, например, оказать помощь (вместо помочь), произвести ремонт (вместо отремонтировать), произвести расследование (вместо расследовать) и т. д., в связи с тем, что в некоторых случаях их использование становится обязательным (по-другому сказан, нельзя): допустить брак, совершить преступление, исполнять обязанности, занять должность, возложить ответственность. Их значение может не совпадать со значением параллельных им глаголов: сочетание провести соревнование не тождественно глаголу соревноваться. Подобные фразеологические сочетания не только называют действие, но и выражают определенные дополнительные смысловые оттенки, точно квалифицируют те или иные явления. Например, совершить наезд - терминологическое словосочетание, являющееся официальным наименованием определенного вида дорожных происшествий.

В морфологии и синтаксисе официально-делового стиля отчетливо отражаются его тональность, констатирующий и предписывающий характер.

Следует отметить сугубо именной характер официально делового стиля: доля существительных по сравнению с глаголами в нем даже выше, чем в научном стиле.

Среди имен существительных широко представлены в официально-деловом стиле отглагольные существительные на -ние, -ение: исполнение, оповещение, правонарушение, постановление, разрешение, подчинение и др.; высокочастотными являются отглагольные существительные с префиксом не-: неизбрание, непризнание, невозвращение, недополучение, невыполнение и т. п.

Употребление существительных, обозначающих должности и звания, в этом стиле возможно только в форме мужского рода: работник милиции Иванова, свидетель Петрова, заявитель Федорова и т. п.

Безэмоциональность официально-делового стиля отражается на характере употребляемых имен прилагательных. При употреблении сравнительной степени предпочтительней сложная форма: менее важный, более сложный. При выражении превосходной степени наиболее употребительна форма с приставкой: наибольший эффект, наименьший результат или сочетание положительной степени с наречием наиболее: наиболее важный.

Среди кратких прилагательных в документах наиболее употребительны прилагательные со значением долженствования: должен, обязан, необходим, подсуден, ответственен.

Обезличенный характер официально-делового стиля подтверждается почти полным отсутствием личных местоимений 1-го и 2-го лица и соответствующих личных форм глагола (формы 1-го лица ед. ч. местоимений и глаголов употребляются в таком жанре, как заявление, а форма 1-го лица ед. ч. глагола в слове приказываю - в жанре приказа).

Особенностью официально-делового стиля является также преимущественное употребление инфинитива по сравнению с другими глагольными формами, что обусловлено предписывающим характером данного стиля. Например,

Каждый имеет право самостоятельно определять свое отношение к религии, единолично или совместно с другими исповедовать любую религию или не исповедовать никакой, выражать и распространять убеждения, связанные с отношением к религии, участвовать в отправлении религиозных культов, ритуалов, обрядов, не запрещенных законом (Конституция РФ, ст. 31).

Показательно и употребление форм времени. Чаще всего в официально-деловом стиле употребляются формы глаголов настоящего времени, так называемое «настоящее предписания» или «настоящее долженствования»: При невозможности защитника явиться в этот срок следователи принимает меры, предусмотренные частью 3-й статьи 47-й настоящего Кодекса (Основы уголовного судопроизводства). Значение такой формы состоит в том, чтобы указать на действие, которое законом предписывается произвести, т. е. на то, что следует делать.

Числительные в официально-деловом стиле пишутся цифрами, за исключением таких денежных (финансовых) документов, как счета, доверенности, расписки и под., где наряду с цифровой записью дается словесная расшифровка.

Яркая черта официально-делового стиля - употребление в нем отыменных предлогов: в силу, в целях, на предмет, в ходе, в отношении, в течение, в продолжение, ввиду, вследствие, во избежание, по причине и др. (в соответствии с планом научно-технического и культурного сотрудничества; в целях улучшения преподавания русского языка в вузах; в случае неисполнения администрацией решения комиссии).

Для обозначения причины употребляется предлог по с дательным падежом: по семейным обстоятельствам, по уважительным причинам и т. д.

Для указания какого-либо срока обычно употребляются предлоги с - по, а не с - до: с 1983 по 1989 г. (а не: с 1983 до 1989 г.).

Синтаксис официально-делового стиля подчеркнуто книжный, «холодный», безэмоциональный. Предложения полные, повествовательные, как правило, двусоставные. Порядок слов прямой. В простых предложениях обычным является размещение подлежащего перед сказуемым, определения - перед определяемым словом.

Особенностью синтаксиса указанного стиля является также преобладающее использование косвенной речи. Прямая речь, как правило, отсутствует, за исключением некоторых жанров, например, судебного протокола. К прямой речи прибегают также тогда, когда законодательные акты и другие документы цитируются дословно.

Императивность речи, предполагающая последующие обязательные действия адресата, требует в данном стиле полноты и точности выражения. Этим объясняется усложненность синтаксиса официально-деловой речи, в котором отражается тенденция к детализации. Отсюда проистекает обилие значительных по длине предложений, осложненных большим количеством однородных членов, причастных и деепричастных оборотов.

Государства-участники признают важную роль средств массовой информации и обеспечивают, чтобы ребенок имел доступ к информации и материалам из различных национальных и международных источников, особенно к таким информации и материалам, которые направлены на содействие социальному, духовному и моральному благополучию, а также здоровому физическому и психическому развитию ребенка. С этой целью государства-участники:

а) поощряют средства массовой информации к распространению информации и материалов, полезных для ребенка в социальном и культурном отношениях, и в духе статьи 29;

б) поощряют международное сотрудничество в области подготовки, обмена и распространения такой информации и материалов из различных культурных, национальных и международных источников;

в) поощряют выпуск и распространение детской литературы;

г) поощряют средства массовой информации к уделению особого внимания языковым потребностям ребенка, принадлежащего к какой-либо группе меньшинств или коренному населению (Конвенция о правах ребенка, ст. 17).

Синтаксические особенности рассматриваемого стиля тесно связаны с лексическими и морфологическими. Высокочастотными являются конструкции с отыменными предлогами:

В целях рассмотрения прогресса, достигнутого государствами- участниками в выполнении обязательств, принятых в соответствии с настоящей Конвенцией, учреждается Комитет по правам ребенка, который выполняет функции, предусматриваемые ниже (Конвенция о правах ребенка, ст. 43).

Нередким является употребление конструкций, содержащих инфинитив со значением долженствования, например, Принятые собранием решения должны быть объявлены всем работающим на предприятии.

В традиции русского делового письма предпочтительным является употребление страдательных конструкций вместо действительных. Например, не мы выполним, а нами будет выполнено; не Вы предлагаете, а Вами предложено. Страдательный залог, как правило, используется при необходимости подчеркнуть факт совершения действия (оплата гарантируется, предложение одобрено). Однако для придания тексту большей убедительности, а также в случае, когда необходимо указать конкретное лицо или организацию как субъект юридической ответственности, более предпочтительной является форма действительного залога (Руководитель кооператива не обеспечил технику безопасности и т. п.).

Широко распространены в рассматриваемом стиле сложные предложения (особенно с придаточными условными). Например,

Судья не вправе принять заявление об установлении отцовства, если в записи о рождении ребенка отцом указано определенное лицо. В приеме заявления отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК РФ.

Если рождение ребенка еще не зарегистрировано в органах ЗАГСа, то в приеме заявления отказывается на основании п. 9 ст. 125 ГПК РФ (Комментарии к Кодексу о браке и семье РФ).

Одно и то же существительное в деловых текстах может повторяться даже в рядом стоящих предложениях и не заменяться местоимением. В разговорной речи или в художественном тексте подобное употребление квалифицировалось бы как тавтология (неоправданное повторение одного и того же слова). В официально- деловом же стиле такие повторы функционально обусловлены, так как с их помощью удается избежать неверных толкований. Например, Исполком выдает ордер на занятие жилого помещения. В ордере указывается срок его действия. В течение этого срока ордер должен быть сдан в домоуправление (из инструкции).

Следует отметить также особенности языка документации, носящие этикетный характер. (Этикет - установленный порядок поведения где-либо. Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в сфере делового общения. В основе правит делового этикета лежит: вежливое, уважительное и доброжелательное отношение к деловому партнеру; соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение; умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера, не задевая его самолюбия; терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим; умение признать свои ошибки, быть самокритичным; умение использовать в споре аргументы, а не авторитеты.)

Первая особенность речевого этикета в документе - орфографическая, она связана с написанием с прописной буквы местоимений Вы и Ваш в качестве вежливого обращения (в письменной речи) к одному лицу.

Вторая этикетная особенность связана с вопросом: от какого лица должно строиться изложение текста в документе - от первого иди третьего? Способ изложения от третьего лица - безличный, от имени организации, ее структурного подразделения (типа «Министерство считает возможным...»); в приказах («Приказываю:») или заявлениях («Прошу...») употребляется первое лицо единственного числа; впрочем, автор делового письма может строить изложение и от первого лица множественного числа («напоминаем, что...») - тем самым он выступает как представитель организации, ее части.

Этикет - важнейший инструмент в достижении коммуникативной цели и одновременно проявление культуры пишущего. В письменном деловом общении этикет проявляет себя также в формулах обращения, выражения просьб, отказов, претензий, способах аргументации, формулировке поручений и др.

Обращение - это апелляция к личности адресата. Задача обращения - установить контакт с адресатом, привлечь его внимание, заинтересовать. Обращение - обязательный элемент коммерческой переписки. В последнее время обращение нередко используется и в служебной переписке, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу.

При обращении к адресату учитываются его служебное положение, сфера деятельности, степень личного знакомства.

Наиболее общей формулой обращения, которая может использоваться независимо от перечисленных факторов, является: Уважаемый господин... (фамилия)! Уважаемая госпожа... (фамилия)! Уважаемые господа!

При обращении к должностным лицам высших и центральных органов государственной власти и управления, президентам (председателям) обществ, компаний, фирм возможно обращение с указанием должности и без фамилии, например, Уважаемый господин Президент! Уважаемый господин председатель! Уважаемый господин мэр! Уважаемый господин министр!

В письмах-приглашениях, извещениях допускается обращение по имени и отчеству: Уважаемый Анатолий Иванович!

При обращении к лицам одного профессионального круга возможно обращение: Уважаемые коллеги!

Правила делового этикета требуют: если текст документа начинается с формулы личного обращения к адресату, то в конце текста, перед подписью, должна быть заключительная формула вежливости: С уважением...

С помощью этикетных средств, а также средств образности можно снять чрезмерную официальность, сухость послания, разнообразить интонационный рисунок текста, придать речи при необходимости экспрессивные оттенки.

6.5. Устная форма официально-делового стиля

Особенностью официально-делового стиля, резко отличающей его от других разновидностей литературного языка, является, как уже было сказано, письменный характер его реализации, т. е. официально-деловой стиль по самой своей природе является стилем письменной речи. Все законы, договоры, управленческие документы - это тексты, составленные по нормам письменной речи. Об официально-деловом стиле говорят, как о «деловой письменности».

И все же следует говорить и об устной форме официально делового стиля. Различные виды документов - указы, постановления и т. п. - в устной форме передаются по радио и телевидению. Правда, в данном случае правильнее было бы говорить не столько об устной форме, сколько об устном канале передачи информации. Документы не излагаются и не пересказываются, а читаются, т. е. письменный текст при подобной передаче не претерпевает каких-либо изменений. Интонация подчиняется структуре и содержанию текста. Такая устная форма передачи официальной информации не способна поколебать письменного характера документа, хотя благодаря радио и телевидению сфера распространения официально-делового стиля становится практически безграничной, что, в свою очередь, приводит к резкому усилению процесса взаимодействия элементов различных стилей.

Официально-деловой стиль проявляется в устной форме и на различного рода совещаниях, собраниях, заседаниях. В этом отношении деловые жанры неоднородны. Одни из них представляют собой обычные виды документации, не ориентированные на устную форму изложения, например, приказ, который доводится до сведения собравшихся, прочитывается. Другие ориентированы на восприятие в устной форме, хотя и опираются на заранее подготовленный (полностью или же частично) текст: доклад, инструктаж, речь на судебном процессе и др. В этих жанрах стараются избегать специфичных, книжных оборотов официально-делового стиля и включать в тексты элементы живой разговорной речи, так как сухой канцелярский язык очень тяжел для устного восприятия.

Внимание исследователей обращает на себя также функционирование деловой речи в форме деловых телефонных переговоров. Вопреки распространенному взгляду на телефонный разговор как на «неподготовленный» и «спонтанный», деловые телефонные переговоры принципиально моделируемы, организация и последовательность их поддается планированию. Так, руководства по деловому телефонному разговору рекомендуют специальный бланк, в котором будущий телефонный разговор записывается с учетом прогнозируемых ответов:

6.6. Подстили и основные жанры официально-делового стиля

Широкая сфера действия деловых отношений позволяет различать в официально-деловом стиле три подстиля: собственно, официально-деловой (канцелярский); юридический (язык законов и указов); дипломатический. При ряде различий эти поделили близки друг к другу по своим основным характеристикам. Канцелярские и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон, при особо «этикетной» природе дипломатических формул; в отличие от них для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

Официально-деловой стиль отличается и жанровым многообразием. Наиболее частотные жанры официально-делового стиля: заявление, доверенность, докладная записка, служебная записка, акт, счет, письмо (для канцелярского подстиля); закон, постановление, правила, решение, договор (для юридического подстиля); соглашение, коммюнике, обращение (для дипломатического подстиля).

Язык законов - это официальный язык государственной власти, на котором она говорит с населением.

Язык законов требует прежде всего точности. Здесь недопустимы какие-либо двусмысленности, кривотолки. При этом быстрота понимания не столь уж важна, так как заинтересованный человек прочтет нужную ему статью закона и один, и два, и три раза. Главное - точность выражения мысли.

Другая важная черта языка законов - обобщенность выражения. Законодатель стремится к наибольшему обобщению, избегая частностей и деталей. Например, Собственнику принадлежит право владении, пользования и распоряжения имуществом в пределах, установленных законом.

Для языка законов характерны также полное отсутствие индивидуализации речи, стандартность, стереотипность изложения. Закон обращается не к отдельному, конкретному человеку, а ко всем людям или группам людей. Поэтому язык законов абстрагируется от индивидуальных речевых особенностей людей.

Язык законодательных документов включает в себя лексику и фразеологию государственного права, гражданского права, уголовного права, Кодекса законов о труде, Кодекса законов о браке и семье и т. д. К ней примыкает лексика и фразеология, связанная с работой административных органов, служебной деятельностью граждан и т. д.: законодательство, конституция, судопроизводство, судоустройство, приговор, прокурор, улики, юрисдикция, взимание; возложить ответственность, возбудить дело, привлечь к ответственности, вступить в силу, в целях содействия, выписка из приказа, довести до сведения, занять должность, исполнять обязанности.

Язык дипломатии весьма своеобразен. Специфической является лексика и фразеология дипломатических документов: верительная грамота, демарш, дипломатическая неприкосновенность, дипломатический корпус, Нота, консульская конвенция, преамбула, ратификация, ультиматум и т. п. Значительная часть этой лексики носит интернациональный характер, некоторые термины передаются как русскими буквами, так и в латинском написании: персона грата, персона нон грата, статус-кво (status quo). Насыщенность международными терминами - особенность терминосистемы языка дипломатии. В средние века в Западной Европе общим дипломатическим языком был латинский, потом французский (XVIII - начало XIX в.). Поэтому в языке дипломатии много терминов французского происхождения: атташе - должность пли ранг дипломатического работника; коммюнике - официальное правительственное сообщение по вопросам внешней политики и др. Есть и русские термины - русская дипломатия имеет длительную историю. К ним относятся: посол (слово использовано уже в мирной грамоте Новгорода с немцами в 1199 г.), посольство, поверенный в делах и др.

Языку дипломатии в целом присуща книжная, «высокая» лексика, служащая для создания известной торжественности и придания документу подчеркнутой значимости. Используются слова и выражения, связанные с этикетом и представляющие собой общепринятые формулы вежливости: Министерство иностранных дел Российской Федерации свидетельствует свое почтение (глубокое уважение) посольству... и имеет честь сообщить; Прошу Вас, господин Посол, принять уверения в моем весьма высоком уважении и т. п. Это также обращения к представителям других государств, обозначения титулов и форм титулования: король, королева, принц, шахиншах, Его Высочество, Его Превосходительство и др.

В языке дипломатических документов, связанных с международными отношениями, нередко встречаются также устойчивые словосочетания типа: всеобщее разоружение, международный контроль, мирное сосуществование государств, неприкосновенность государственных границ, принцип невмешательства во внутренние дела других государств, укрепление мира и безопасности и т. п.

Для синтаксиса языка дипломатии характерны длинные предложения с разветвленной союзной связью, с причастными и деепричастными оборотами, инфинитивными конструкциями, вводными и обособленными выражениями. Нередко предложение состоит из отрезков, каждый из которых выражает законченную мысль, оформлен в виде абзаца, но не отделен от других точкой, а входит формально в структуру одного предложения. Такое синтаксическое строение имеет, например, преамбула (вступительная часть) Всеобщей Декларации прав человека:

ВСЕОБЩАЯ ДЕКЛАРАЦИЯ ПРАВ ЧЕЛОВЕКА

Преамбула

Принимая во внимание, что признание достоинства, присущего всем членам человеческой семьи, и равных и неотъемлемых прав их является основой свободы, справедливости и всеобщего мира,

принимая во внимание, что пренебрежение и презрение к правам человека привели к варварским актам, которые возмущают совесть человечества, и что создание такого мира, в котором люди будут иметь свободу слова и убеждений и будут свободны от страха и нужды, провозглашено как высокое стремление людей,

принимая во внимание, что необходимо, чтобы права человека охранялись властью закона в целях обеспечения того, чтобы человек не был вынужден прибегать, в качестве последнего средства, к восстанию против тирании и угнетения,

принимая во внимание, что необходимо содействовать развитию дружественных отношений между народами,

принимая во внимание, что народы Объединенных Наций подтвердили в Уставе свою веру в основные права человека, в достоинство и ценность человеческой личности и в равноправие мужчин и женщин и решили содействовать социальному прогрессу и улучшению условий жизни при большей свободе,

принимая во внимание, что государства-члены обязались содействовать, в сотрудничестве с Организацией Объединенных Наций, всеобщему уважению и соблюдению прав человека и основных свобод,

принимая во внимание, что всеобщее понимание характера этих правил и свобод имеет огромное значение для полного выполнения этого обязательства,

ГЕНЕРАЛЬНАЯ АССАМБЛЕЯ

провозглашает настоящую Всеобщую Декларацию прав человека в качестве задачи, к выполнению которой должны стремиться все народы и все государства с тем, чтобы каждый человек и каждый орган общества, постоянно имея в виду настоящую Декларацию, стремились путем просвещения и образования содействовать уважению этих прав и свобод и обеспечению, путем национальных и международных прогрессивных мероприятий, всеобщего и эффективного признания и осуществления их как среди народов государств-членов Организации, так и среди народов территорий, находящихся под их юрисдикцией.

Весь этот длинный фрагмент текста (преамбула) представляет собой одно предложение, в котором абзацами подчеркнуты деепричастные обороты, подчиняющие себе придаточные части.

Канцелярский подстиль официально-делового стиля обслуживает сферу деловых отношений между организациями, предприятиями, фирмами, а также внутри них. Деятельность же организаций, предприятий, фирм так или иначе связана с документацией. Документ - это деловая бумага, оформленная с учетом соответствующих норм и правил, служащая доказательством чего-либо, подтверждающая право на что-либо и имеющая юридическую силу. Документ является основанием или средством регуляции управленческих, организационных, финансовых действий организаций или отдельных должностных лиц.

Документация весьма разнообразна по выполняемым ею функциям, по содержанию и назначению, по степени доступности содержащейся в ней информации. Так, например, по фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку.

Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат документа состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной.

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами.

По содержанию и назначению выделяют распорядительные, справочные, отчетные и другие виды документов, каждый из которых характеризуется общностью требований, предъявляемых к содержанию и языковому оформлению документов.

По фактору доступности документируемой информации документы могут быть открытого пользования (доступа), ограниченного доступа и конфиденциального характера.

По срокам исполнения документы разделяют на срочные, второстепенные, итоговые и периодические, а по критерию первичности происхождения различают оригинал (первый экземпляр) и копию (все остальные экземпляры) документа.

В последнее время выделяют еще один классификационный признак - форма отправления официально-деловой корреспонденции. Так, наряду с традиционной почтовой пересылкой существует электронная деловая корреспонденция и факсовые отправления. Однако электронная почта и телефакс используются, как правило, для решения оперативных вопросов, в то время как письма, имеющие большое юридическое значение (договоры, предложения), высылаются обычными почтовыми отправлениями.

Все деловые бумаги (заявление, автобиография, расписка, доверенность, счет, справка, докладная записка, протокол, письменный отчет о работе и др.) следует писать коротко и ясно.

Деловые бумаги составляют по определенной форме. Стиль исключает, как правило, сложные конструкции. Каждую новую мысль следует начинать с абзаца. Все слова пишутся полностью, за исключением общепринятых сокращений.

Так, с помощью распорядительных документов разрешаются возникающие в сфере управления проблемы и вопросы; их адресатом являются конкретные учреждения, структурные подразделения, должностные лица или работники.

Язык и стиль этого типа документации отличается жесткой регламентированностью, стандартизацией языковых моделей. Здесь используются сложившиеся формулировки, типа: освободить от занимаемой должности...; контроль за исполнением возложить на...; создать комиссию в составе...; установить причины нарушения...; назначить... на должность... и под.

К распорядительным документам относят постановление, распоряжение, приказ.

Текст распорядительных документов состоит, как правило, из двух частей: констатирующей и распорядительной. Текст излагается логически последовательно, четкими фразами, без сложных придаточных и уточняющих оборотов. Недопустимо употребление многозначных слов.

В констатирующей части кратко излагаются причины, цели, послужившие основанием для издания распорядительного документа, или обосновывается причина его выпуска. Констатирующая часть начинается словами: В соответствии с ..., В целях ..., Во исполнение ...

Распорядительная часть документа содержит перечень мероприятий или предписываемых действий, их исполнителей и сроков исполнения.

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления; он издается по основным вопросам внутренней жизни учреждения, а также по кадровым вопросам: Приказы о приеме на работу, об увольнении и т. п.

Приказ - распоряжение руководителя, основной распорядительный служебный документ повседневного управления, содержащий нормы, обязательные для исполнения подчиненными. Приказы оформляются на специальном бланке - бланке приказа или общем бланке организации. Обязательными реквизитами приказа являются: название вида документа, дата и помер документа, место издания, заголовок к тексту, подпись, визы.

Заголовок, обязательный реквизит приказа, должен быть кратким и четко выражать основное содержания документа. При этом заголовок строится по схеме «О чем?», например, Об организации Института современных технологий управления.

В первой части данного распорядительного документа указывается основание или причина составления документа. Во второй части излагается решение руководителя. Если содержание документа не нуждается в пояснении, то его текст содержит только распорядительную часть.

Распорядительная часть приказа излагается в повелительной форме от первого лица и начинается словом «ПРИКАЗЫВАЮ», которое печатается прописными буквами без разрядки с новой строки, от края левого поля. При этом пункты, которые носят распорядительный характер, начинаются с глагола в неопределенной форме. Например,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Создать комиссию в составе...

2. Назначить Ковалева Н. Н. председателем комиссии.

Если же задание или действие предполагает конкретного исполнителя, соответствующий пункт документа должен начинаться с указания должности и фамилии исполнителя в дательном падеже (инициалы в тексте ставятся после фамилии). В качестве исполнителей могут быть указаны организации или структурные подразделения. Например,

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Директору Института современных технологий управления Дорохову М. И. подготовить предложения по составу группы административного управления создаваемого подразделения.

2. Бухгалтерии университета открыть отдельный расчетный счет Института современных технологий управления.

Указание срока исполнения дается отдельной строкой и оформляется тремя парами арабских цифр. Например,

Срок представления 25.06.07.

В последнем пункте распорядительной части указывают конкретных лиц, на которых возлагается контроль за исполнением распорядительных документов. Например,

3. Контроль за исполнением настоящего приказа оставляю за собой.

или

3. Контроль за исполнением приказа возложить на первого проректора Бочкова А. И.

Информация о фактическом положении дел в системе управления содержится в справочно-информационных и справочно-аналитических документах: справках, служебных записках, актах и др.

Справка - документ, содержащий запрошенную информацию или подтверждение тех или иных фактов или событий. Как правило, содержанием справки подтверждается определенная информация о предъявителе, чаще всего - выборочные анкетные данные (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, стаж работы в последней должности или в целом, сведения об образовании и т. д.).

Справки могут содержать сведения служебного характера, например, сведения о начислении заработной платы. Справки, как правило, выдаются без оставления копий.

Как и любой документ, справка включает определенный набор реквизитов, оформляемых соответствующим образом.

Наименование документа оформляется заглавными буквами посередине листа.

Основной текст излагается с соблюдением определенных правил последовательности, с использованием типовых моделей: Дана... (фамилия, инициалы или полные имя и отчество) в том, что...; Настоящая справка выдана... (помимо фамилии могут быть указаны другие необходимые анкетные данные) в том, что....

Сведения об организации, для которой выдана справка, размещаются ниже основного текста: Выдана для предоставления в кассу Аэрофлота; Выдана для предоставления по месту требования.

Сведения о сроке годности справки размещаются ниже сведений об организации: Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи; Справка действительна на 2007 г.

Реквизит «подпись» включает должность, личную подпись, фамилию и инициалы лица, выдавшего справку. Подпись заверяется печатью организации.

Служебная записка - документ, адресованный руководству, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя. Различают несколько видов служебных записок: докладные, аналитические, информационно-статистические и др. В докладной записке кратко освещаются конкретные служебные вопросы, раскрывается их действительное состояние. Приводимые факты дополняются кратким анализом их содержания.

Служебная записка, как правило, состоит из заголовка, наименования темы, сведений об адресате и разработчике, основного текста, даты написания, подписи разработчика, указаний на приложения.

Заявление - внутренний служебный документ, предназначенный для доведения до сведения должностного лица (как правило, вышестоящего) информации узкой направленности. В абсолютном большинстве случаев заявление пишется от имени одного лица, однако могут иметь место и коллективные заявления, когда проблема, поднимаемая в документе, затрагивает интересы сразу нескольких человек или даже всего коллектива. Различают несколько основных видов заявлений: заявление-просьба (ходатайство); заявление-жалоба; заявление-объяснение (объяснительная).

Заявления всегда пишутся по конкретному поводу и посвящены, как правило, одному вопросу. Пишутся заявления на имя того лица, в компетенции которого находится поднимаемый вопрос. Например,

Особенность официальных бумаг этого типа состоит в том, что, как правило, это документы, идущие снизу-вверх по системе управления: от работника к руководителю подразделения, от руководителя подразделения к руководителю организации, от подведомственной организации к вышестоящей.

Договор (соглашение) - документ, фиксирующий соглашение сторон об установлении каких-либо отношений и регулирующий эти отношения. Так, трудовой договор (трудовое соглашение) представляет собой юридически оформленное письменное соглашение сторон (как правило, именуемых соответственно «работодатель» и «работник») об исполнении конкретных обязанностей. Это соглашение констатирует готовность сторон выполнять взятые обязательства в течение некоторого времени на определенных условиях. Трудовой договор оформляется при приеме на работу, а также в случае изменения первоначальных договорных условий (содержание служебных обязанностей работника, уровень заработной платы и т. п.).

Договор (контракт) фиксирует соглашение сторон (юридических или физических лиц) о совместной (коммерческой или иного рода) деятельности. В этом случае содержание договора составляют следующие сведения: наименования сторон (полное и сокращенное название); наименование работы (предмет контракта), ее этапы и результаты выполнения; наименование документа, в соответствии с которым выполняется работа; условия и сроки поставки, перевоза, хранения, упаковки, маркировки, рекламы и реализации; срок действия договора; начало и окончание работ по договору; стоимость работ и порядок расчетов; порядок сдачи и приемки работы; ответственность сторон (в том числе санкции за невыполнение принятых обязательств), которые договаривающиеся стороны признают необходимыми включить в договор; гарантии, страхование и форс-мажорные обстоятельства; порядок разрешения споров; юридические адреса сторон (с указанием почтовых адресов, банковских реквизитов, номеров телефонов, факсов).

Текст договора (контракта) подразделяется на разделы, пункты и подпункты.

Оформляются договоры, как правило, на трафаретных бланках, на которых типографским способом напечатаны все требуемые реквизиты и типовой текст договора. В трафаретных бланках оставлены пробелы, в которые вписывается информация о конкретных участниках договора.

Доверенность - документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя (организации или физического лица).

Личная доверенность может быть выдана для получения заработной платы и любых иных платежей (пособий, пенсий, стипендий), на получение корреспонденции (как денежной, так и посылочной), на общее управление имуществом, на распоряжение транспортным средством, а также на получение свидетельства о праве на наследство.

Официальные доверенности выдаются организацией своему представителю на совершение сделок, получение денег, товарно-материальных ценностей или других действий от имени организации.

В тексте официальной доверенности указываются: должность и паспортные данные доверенного лица; организация, в которой производятся действия по доверенности; вид действий; образец подписи лица, получившего доверенность; срок действия доверенности.

В тексте личной доверенности указывается доверитель, доверенное лицо и вид действий по доверенности.

Общим для всех видов и типов служебных бумаг является требование четкого соблюдения правил оформления документов в соответствии с действующими ГОСТами и стандартами.

Высокая стандартизованность является и главной особенностью языка официальной переписки. Содержание деловых писем очень часто повторяется, так как однотипны многие производственные ситуации. Поэтому естественно одинаковое языковое оформление тех или иных содержательных аспектов делового письма. Для каждого такого аспекта существует определенная синтаксическая модель предложения, имеющая в зависимости от смысловой характеристики ряд конкретных речевых вариантов. Например, модель предложения, выражающего гарантию:

Оплату(а) гарантируем(тся).

Эта модель может быть развернута:

Оплату гарантируем через отделение Госбанка.

Оплату гарантируем через отделение Госбанка в месячный срок по завершении работ.

Существование моделей и их речевых вариантов, т. е. стандартов, значительно облегчает составление деловых писем. Деловые письма именно составляются, а не пишутся. Задача заключается лишь в том, чтобы выбрать соответствующую синтаксическую модель и подходящий для данного письма ее речевой вариант.

Идеал делового письма - краткость и точность. Многословие, языковые излишества - самый большой стилистический порок языка деловой переписки.

В научной литературе существует несколько видов классификации официально-деловой переписки, в основе которых лежат различные классификационные признаки. Так, например, по тематическому признаку официально-деловую корреспонденцию условно разделяют на деловую и коммерческую. Переписку, с помощью которой оформляют экономические, правовые, финансовые и другие формы деятельности предприятия, принято называть деловой корреспонденцией. Письма, составляемые при заключении и выполнении коммерческих сделок, при решении вопросов сбыта продукции и вопросов снабжения, относят к коммерческой корреспонденции (письма-запросы, предложения (оферты), письма- претензии и ответы на эти виды писем).

По функциональному признаку различают письма, требующие письма-ответа, и письма, не требующие письма-ответа. Обязательного ответа требуют такие типы писем, как письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация, письмо-обращение. Не требуют ответа сопроводительные письма, так как выполняют функцию ярлыка, этикетки, прикладываемой к отправляемым документам. Их цель - фиксировать факт отправки. Письма- подтверждения, письма-напоминания, письма-предупреждения, письма-извещения, письма-заявления констатируют свершившийся факт и поэтому также не требуют ответа.

По признаку адресата деловые письма делят на обычные и циркулярные. Циркулярное письмо направляется из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных инстанций (организаций).

В последнее время значительно повысился интерес к такому типу официальных писем, как коммерческая корреспонденция. Именно этот тип документов играет заметную роль в установлении и поддержании деловых отношений между фирмами, предприятиями. Нередко успех деловых отношений зависит от умения вести коммерческую переписку. Следовательно, знание структурных, содержательных и языковых особенностей разных видов коммерческих писем весьма актуально сегодня.

Коммерческие письма составляются при заключении и выполнении коммерческих сделок от имени юридических лиц и имеют правовую силу. От того, насколько грамотно и убедительно составлено коммерческое письмо, зависит, в конечном итоге, успех будущей сделки.

Коммерческую корреспонденцию составляют такие виды писем, как письмо-запрос, письмо-предложение (оферта), письмо- ответ (на запрос, предложение), письмо-претензия (рекламация).

Письмо-запрос (коммерческий запрос) - это документ, представляющий собой обращение лица, организации (покупателя к продавцу, импортера к экспортеру), желающего заключить сделку, с просьбой дать подробную информацию о товаре (услугах и т. п.) и (или) направить предложение на поставку товара (обращение

продавца к покупателю). Письма-запросы применяются в тех случаях, когда не представляется возможным лично или по телефону решить данный вопрос, а также с целью инициировать адресата на более активные действия, в частности, на ответное послание.

Письмо-запрос обычно состоит из двух частей. Во введении в повествовательной форме излагается существо вопроса; в заключении ставятся вопросы, на которые ожидается ответ адресата. Запрос должен быть кратким, со ссылкой на соответствующие нормативные материалы, достигнутые договоренности, прежние письма.

В содержание коммерческого запроса, как правило, входят такие аспекты, как наименование товара (услуг) и условия, на которых автору запроса желательно получить товар, например, количество и качество товара, его модель, марка, цена, сроки поставки и условия платежа.

При составлении письма-запроса могут быть использованы следующие стандартные выражения и устойчивые языковые модели:

Просим выслать нам предложение на поставку...

Просим Вас сообщить нам, можете ли Вы...

Будем весьма признательны, если Вы сообщите нам о...

Мы были бы рады, если Вы сообщите нам, можете ли Вы поставить...

Мы будем благодарны, если Вы информируете нас о возможности поставить нам...

Мы хотели бы знать, когда (в какой срок, по какой цене) Вы можете...

Обращаемся к Вам с просьбой выслать нам предложение...

Мы заинтересованы в срочной поставке...

Желательно, чтобы поставка была произведена в течение...

Ответ на запрос составляется в случае, если продавец не может сразу выслать покупателю предложение. Письмо-ответ на запрос может содержать следующую информацию: о принятии запроса к рассмотрению; о выяснении возможностей поставки товара, интересующего покупателя; об отказе поставить товар, интересующий покупателя; об изменении условий запроса (изменении количества товара, модели, марки, сроков поставки и т. п.); об обещании направить предложение на поставку товара, интересующего покупателя. Например,

Уважаемые...

Благодарим Вас за запрос от... на поставку (наименование товара) ...

В настоящее время мы рассматриваем вопрос о возможности предоставления Вам предложения на интересующий Вас товар.

Наше решение мы сообщим Вам в ближайшее время.

С уважением

Подпись

Благодарим Вас за запрос от... по поставке партии компьютеров... Сообщаем Вам, что с огромным удовольствием возьмемся его выполнить.

Конкретную информацию о ценах, сроках поставки, транспортировке и форме оплаты Вы найдете в приложении. Еще раз хотелось бы Вас уверить в нашем желании сотрудничать.

Приложение: прайс-лист на 5 л. в 2 экз.

С уважением

Председатель правления

Торговой компании Подпись

В случае отказа поставить интересующий покупателя товар в письме-ответе могут быть использованы следующие типовые модели: К сожалению, мы не можем ответить на Ваш запрос положительно и выслать Вам конкретное предложение на поставку...; Мы просим Вас отложить этот вопрос до...; Просим Вас вернуться к этому вопросу в...

В случае если продавец может сразу удовлетворить просьбу покупателя и поставить интересующий его товар, он направляет предложение (оферту).

Письмо-предложение (оферта) - это заявление продавца, экспортера о желании заключить сделку с указанием ее конкретных условий. Предложение может быть направлено в ответ на запрос покупателя, импортера либо по инициативе продавца, экспортера. В предложении обычно указываются наименование предлагаемого товара, количество и качество товара, цена, срок поставки, условия платежа, род упаковки и другие условия поставки в зависимости от характера товара.

При составлении предложения используются следующие стандартные языковые модели:

В ответ на Ваш запрос от... мы предлагаем Вам...

Качество товара соответствует образцам, высланным Вам вместе с каталогом ...

Товар сертифицирован (снабжен сертификатом качества) ...

Цена ... составляет ...

Товар будет поставляться в ... квартале текущего года ...

Товар будет отгружаться в течение ... (указание месяца) с. г.

Платеж производится через ... (указание банка)

Платеж должен быть произведен при предъявлении счета и транспортных документов

Настоящее предложение действительно до... с. г.

Например,

Благодарим за запрос от... и сообщаем, что можем предложить Вам (наименование товара) ... в количестве ...

Качество ...

Упаковка ...

Цена ...

Срок поставки ...

Условия платежа ...

Настоящее предложение действительно до ...

С уважением

Подпись

Ответ на предложение может содержать согласие на условия предложения, подтверждение принятия предложения. В этом случае сделка считается законченной. Принятием предложения является выдача заказа или заключение контракта. Если покупатель не согласен с условиями предложения или не заинтересован в предлагаемом товаре, он отклоняет предложение. В этом случае между продавцом и покупателем может установиться переписка до тех пор, пока не будет достигнута полная договоренность. Например,

Уважаемые...

С благодарностью подтверждаем получение Вашего предложения от ... на (наименование товара) ...

В ближайшее время сможем сообщить наше решение о возможности закупки предлагаемого Вами товара.

С уважением

Подпись

Уважаемые...

Благодарим за Ваше предложение от... на (наименование товара) ... и сообщаем, что мы не заинтересованы в закупке вышеуказанного товара.

С уважением

Подпись

Письмо-претензия (рекламация) - коммерческий документ, представляющий собой выражение претензий к стороне, нарушившей принятые на себя по контракту обязательства, и требование возмещения убытков. Рекламации могут быть предъявлены в отношении качества и количества товара, сроков поставки, упаковки, платежа и других условий контракта (договора).

Рекламация должна содержать: основания для предъявления претензии; доказательства - ссылки на нормативные акты, документы (акт экспертизы, акт приемки и т. д.); конкретные требования стороны, предъявляющей претензию (например, требование замены некачественного товара качественным; требование уценки товара и т. д.).

При составлении текста рекламации используются следующие стандартные языковые модели:

К нашему большому сожалению, сообщаем Вам, что...

К сожалению, мы должны поставить Вас в известность, что...

К нашему огромному сожалению, условия контракта Вами не выполнены...

Мы официально заявляем Вам рекламацию на...

Наши клиенты заявили рекламацию на...

Качество партии товара, полученного от Вас... числа, оказалось ниже качества, оговоренного в контракте №...

При приемке товара были обнаружены следующие недостатки...

Сумма причиненного ущерба составляет... руб. (прописью)...

Акт экспертизы определяет, что...

Это дает нам право обратиться в арбитраж.

Надеемся, что Вы с должным вниманием отнесетесь к нашей рекламации и незамедлительно сообщите нам о своем решении.

В ответе на рекламацию сообщается, что претензия принята к рассмотрению; претензия удовлетворяется полностью или частично (с указанием срока и способа ее удовлетворения); претензия отклоняется (полностью или частично) с указанием мотивов отказа с

соответствующей ссылкой на нормативные акты и другие документы, которые его обосновывают.

Стандартные языковые модели ответа на рекламацию:

Приносим свои извинения...

Подтверждаем получение Вашего письма от ... и сообщаем, что ... Ваша рекламация удовлетворяется (принята к рассмотрению) ... Сообщаем, что недостающее количество товара будет отгружено Вам ... Ваша претензия признана необоснованной...

Сопроводительное письмо:

В ответ на Ваш запрос высылаем Вам каталог наших изданий на 2007 г. Приложение: один экземпляр каталога.

Письмо-подтверждение:

Подтверждаем получение Вашего письма №... от..., в котором Вы запрашиваете нас о перспективном плане наших изданий на 2007 г.

Сообщаем, что составление плана будет завершено в ближайшее время. По его напечатании незамедлительно Вам будет выслан один экземпляр.

Письмо-сообщение:

Доводим до Вашего сведения, что нашим издательством только что выпущены в свет (перечисляются издания) ...

Письмо-приглашение:

15 сентября с. г. в 12 часов в кабинете главного редактора издательства состоится обсуждение перспективного плана издания переводной литературы на 2007-2008 гг.

Направляем Вам проект плана и просим прислать представителя для участия в совещании.

Для многих видов деловых писем характерно размещение текста письма на специальном бланке; тем самым оказываются сообщенными такие реквизиты, как полное и краткое наименование организации-адресанта, ее почтовый адрес, номер телефона и телефакса, дата подписания и (или) отправки документа.

6.7. Реклама в деловой речи

В последние годы в практике русской деловой переписки наметилась тенденция к большей свободе в выборе языковых средств, в том числе экспрессивных.

Тенденции большей языковой свободы, экспрессивности языка сообщения проявляются, в первую очередь, в языке и стиле рекламной деловой корреспонденции.

В последнее время широкое распространение получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение потенциальным потребителям о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Требования к языку и стилю такого рода документов существенно отличаются от требований к составлению строго регламентированных деловых бумаг. Специфика рекламных писем заключается в том, что к ним предъявляются такие требования, как запоминаемость, способность вызвать коммерческий интерес. Это обусловливает необходимость более творческого подхода к составлению текстов рекламных писем; позволяет использовать языковые средства выразительности с целью привлечения внимания к излагаемой информации. Так, например, в приведенном ниже послании, содержащем приглашение на распродажу по сниженным ценам, используется вопросно-ответный прием повествования, побудительные конструкции, а также прилагательные самый, привилегированный, усиливающие воздействующий эффект письма.

Уважаемый...

Именно сегодня Вы имеете возможность купить товар по самым низким ценам.

Почему? Согласно прогнозу нашего коммерческого отдела, в последующие четыре месяца цены возрастут на 1 %.

Не упустите случай и воспользуйтесь снижением цен.

Мы приглашаем Вас на привилегированную распродажу.

Уверены, что Вы останетесь довольны и товарами, и ценами на них.

Приходите, мы будем ждать Вас.

Информационно-рекламные письма нередко строятся по модели: риторический вопрос - информационный текст, являющийся ответом па поставленный вопрос. Такая модель не только иллюстрирует процесс рассуждения, но и наталкивает на принятие решения. Например,

Что отличает товары фирмы...?

1. Качество. Товары, производимые фирмой..., имеют гарантию качества в течение... и отвечают требованиям самых взыскательных покупателей.

2. Ассортимент. Фирма... предлагает самый широкий выбор...

3. Цены. Мы уверены, что реалистичность ценовой политики и скидки постоянным партнерам - ключ к взаимовыгодному сотрудничеству.

Широкое использование оценочных конструкций типа: безупречная работа, разумная ценовая политика, надежные (добрые) партнерские отношения, гибкая система скидок, успешное (плодотворное) сотрудничество и т. п. повышает эмоциональную привлекательность текста делового письма, придает ему конструктивную тональность.

Основное требование к тексту рекламного послания (как и к текстам деловых посланий других типов) - информативность и убедительность. Однако информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, жизненные, практические потребности потенциального потребителя, заказчика, партнера. Кроме того, она должна быть полной, т. е. письмо информационно-рекламного характера должно содержать всю информацию, которая может заинтересовать потребителей. Если в письме отсутствует важная для адресата информация и ему необходимо дополнительно связываться с адресантом, это может побудить его воспользоваться услугами другого предприятия (предлагающего аналогичную продукцию), информационно-рекламное письмо которого составлено убедительнее и грамотнее.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение (чаще всего одно), излагаемое, как правило, в заключительной части послания. Например,

При положительном отклике на наши предложения объем реализации Вашей продукции может быть доведен до 15 000-17 000 единиц в год, что делало бы целесообразным установление дилерских отношений.

С уважением

Подпись

При составлении рекламного делового письма необходимо тщательно проверять текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения.

Стилистические недочеты, приводящие к двусмысленности недопустимы в текстах рекламных деловых посланий, поскольку снижают их воздействующий эффект.

...Гибкая система скидок на продукцию Вашего предприятия позволит нам успешно конкурировать с Вашей продукцией на рынке нашего региона.

Приведенный фрагмент информационно-рекламного письма перенасыщен личными местоимениями (вашего, вашей, нам, нашего). Кроме того, многозначность глагола конкурировать создает двусмысленность высказывания. Из данного предложения неясно, намерен ли автор послания соперничать с адресатом (производителем продукции), либо, продавая продукцию адресата, соперничать с другими торговыми фирмами региона.

Речевая тактика рекламного делового послания может быть определена как нацеленность на интересы, т. е. от того, насколько точно пишущий сумеет определить интересы фирмы-адресата и отразить эти интересы в тексте письма, будет зависеть, сможет ли он найти понимание по конкретной обсуждаемой проблеме и по вопросам долгосрочного перспективного сотрудничества.

Новые реалии жизни заставляют каждого, кто ищет работу, осваивать приемы саморекламы, запасаться письмами-рекомендациями, составлять резюме. Слово резюме пришло в нашу речь из французского языка и употребляется в значении «краткое изложение сути написанного, сказанного или прочитанного; краткий вывод заключительный итог чего-либо». В последнее время слово резюме стало употребляться в значении «краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность». Именно это значение, пришедшее в нашу речь из американского варианта английского языка, все более устойчиво закрепляется за словом резюме (например, конкурс резюме, разослать резюме, подготовить резюме), при этом деловые бумаги пополнились еще одним видом документа.

Содержание и оформление резюме. Резюме в чем-то схоже со служебной анкетой, но в отличие от заполнения граф анкеты написание резюме является творческим процессом. Именно поэтому не существует единого стандарта или жестких форм для его написания.

Главная задача при составлении резюме - как можно более выигрышно (и в то же время предельно объективно) представить себя и свою рабочую биографию. Очень важно уметь выделить из собранной персональной информации ту, которая непосредственно относится к выбранной работе, - это касается и образования, и опыта работы, и личных качеств, и характеристики дополнительных навыков. Это необходимо, поскольку существуют объективные различия между специальностями и видами деятельности. Так, например, если вакансия - рекламный агент, то необходимыми профессиональными и личностными качествами являются: умение общаться с людьми; находчивость; хорошее знание основ психологии человеческого поведения; интуиция и т. д. Если же вакансия - преподаватель начальных классов, то к необходимым качествам относятся: любовь к детям; отзывчивость; доброта; терпение и т. п.

Говоря об информативности резюме, специалисты отмечают, что слишком долгий и однообразный перечень мест работы с сопутствующими датами и названиями организаций может произвести неблагоприятное впечатление на потенциального работодателя в плане профессиональной пригодности претендента. Поэтому рекомендуют не указывать все места работы, а просто подытожить общий стаж работы в сопоставимых должностях¹. Например: Работал технологом в течение десяти лет на машиностроительных предприятиях или В 1992-1997 гг. - мл. экономист, экономист, cm. экономист управления фабрики «Орловский текстиль».

¹ Рогожин М. Ю. Документы делового общения. М.: Русская деловая литература, 1999.

Типовое резюме включает:

- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учебы в хронологическом порядке, с указанием полного официального наименования организации, периода времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

- дополнительные сведения (общественная деятельность, профессиональная переподготовка);

- прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

- отличия и награды, ученые степени (раздел не является обязательным);

- интересы, склонности, имеющие отношение к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя (раздел не является обязательным);

- иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя);

- рекомендации (сведения о рекомендациях);

- дата написания резюме;

- подпись соискателя.

При оформлении резюме следует учитывать следующие рекомендации. Слово резюме обычно не употребляется в качестве заголовка (хотя это и не воспрещается). Вместо него указывают фамилию, имя и отчество, дату и место рождения претендента. Фамилию рекомендуют писать (печатать) заглавными буквами, чтобы она хорошо читалась.

Заголовок. Фамилия, имя, отчество размещаются посередине верхней строки листа. Ниже, у левой границы листа, следует расположить домашний адрес, телефон, e-mail. У правой границы листа располагается адрес организации (учебного заведения), в котором претендент в данный момент работает (учится) и служебный телефон. Можно указать время, удобное для связи. Например,

ИВАНОВ СЕРГЕЙ ПЕТРОВИЧ

Родился в г. Новороссийске, 26 июля 1968 г.

Домашний адрес: Адрес учебного заведения:

117334; Москва, Московский педагогический университет,

Ленинский пр., 107005; Москва, ул. Радио, д. 10а,

д. 37а, кв. 5, тел.: 261-22-45,

тел.: 956-67-71 факс: 26225

(с 7 до 8 и после 18) (до 1 июля 1999 г.)

Наименование вакансии. Наименование вакансии должно в точности совпадать с приведенным в источнике (объявлении). Размещается указанная информация через интервал ниже персональных данных о соискателе. Например,

Программист-разработчик базового программного обеспечения (операционных систем).

Основной текст. Сведения об образовании и имеющемся опыте работы могут быть представлены в виде перечня или таблицы, в которых должны быть отражены сведения об организациях, в которых претендент работал (учился), сведения о должности, которую он занимай в той или иной организации. Эта информация размещается интервалом ниже наименования вакансии. Например,

Полное официальное наименование места работы (учебы)	Период работы (обучения)	Полное официальное наименование должности (учебной специальности)
ОАО «Стройсервис»	апр. 1997 г. - наст. вр.	менеджер по проектам

Дополнительная информация. Указываются обзорные сведения об общественной деятельности, а также об основных мероприятиях по профессиональной переподготовке. Содержание раздела размещается интервалом ниже основного текста. Например,

Во время учебы в институте средний коэффициент успеваемости составил 4,1 балла.

По окончании 3-го курса был направлен на двухмесячную стажировку в Арабскую Республику Египет в качестве переводчика с арабского языка.

Прочая информация. Указываются конкретные сведения об имеющихся сопутствующих знаниях и навыках (владение иностранными языками, наличие опыта заграничных поездок, владение компьютером, навыки вождения автомобиля). Содержание раздела следует интервалом ниже дополнительных сведений. Например,

Свободно пишу и говорю по-английски, бегло читаю по-английски и по-французски.

В 1992 г. совершил 10-дневную туристическую поездку по Центральной Америке (Панама, Коста-Рика, Ямайка).

Владею компьютером на уровне опытного пользователя, свободно работаю с программами MS-Office, Page Marker 6.0.

Имею водительские права на управление автотранспортным средством категории С (личной а/м нет).

Иная вспомогательная информация (на усмотрение соискателя, раздел не является обязательным). Содержание раздела зависит, в первую очередь, от характера и некоторых специфических условий работа. Так, если по роду предполагаемой деятельности человеку придется работать ненормированный рабочий день или часто ездить в командировки, то можно указать, что соискатель не состоит в браке (не имеет детей дошкольного возраста). Физические данные в резюме обычно не указываются, однако они имеют существенное значение, например, для работы артиста. И поэтому в резюме следует упомянуть о них. Например,

По характеру общительна, открыта, коммуникабельна. К порученному делу отношусь ответственно.

Рекомендации (сведения о рекомендациях). При наличии письменных рекомендаций последние могут быть приложены к резюме. В другом варианте можно написать: «Рекомендации имеются и при необходимости могут быть предоставлены». Сведения указываются интервалом ниже вспомогательной информации. Имеющиеся письменные рекомендации являются приложениями к резюме, о чем необходимо упомянуть в примечании. Например,

Приложение: рекомендация директора НИИ фармакологии Министерства здравоохранения РФ на двух листах.

Образец типового резюме смотрите в приложении 1.

Таким образом, официально-деловая речь - один из важнейших стилей русского литературного языка, играющий большую роль в жизни общества. Он вносит свой особый вклад в богатство русского литературного языка.